Focus RH et obligations légales

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Quelle prise en charge des frais de transport domicile/lieu de travail par l’employeur ?

Le temps de trajet domicile-travail est variable sur l’ensemble du territoire. Les moyens de transport utilisés par les salariés le sont tout autant : transports en commun, vélo, covoiturage… Tantôt obligatoire, tantôt facultative, la prise en charge des frais de transport domicile-travail par l’employeur évolue pour répondre aux impératifs sociétaux et individuels.

Point sur la prise en charge des frais de transport en France

Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Il se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Les modes de déplacement qui ouvrent droit au versement de ce forfait sont les suivants :

• Le vélo, avec ou sans assistance électrique ; 
• Le covoiturage en tant que conducteur ou passager ; 
• Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ; 
• Les autres services de mobilité partagée.

En effet, si l’aide au transport collectif domicile-lieu de travail sur tout le territoire a été instituée depuis 2009 (loi du 17 décembre 2008, n°2008-1330), c’est à compter du 1er janvier 2020 que de nouvelles possibilités de prise en charge des frais de transport par l’employeur ont été introduites. 

En l’occurrence, il s’agit de la « prime transport » et du « forfait mobilités durables », exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur les revenus sous certaines conditions. Surtout, et dans le but d’améliorer le pouvoir d’achat des salariés, un régime dérogatoire a été institué temporairement par le législateur pour les années 2022 et 2023. 

Conditions d’accès, montants, plafonds d’exonérations sociales attachés à ces dispositifs : faisons le point sur les règles applicables en matière de remboursement du trajet domicile-travail « prime transport » ou « forfait mobilités durables ». 

À noter : il convient de souligner que pour ces deux dispositifs financiers de soutien aux salariés, la prise en charge des frais de transport par l’employeur est facultative, et non obligatoire. 

Qu’est-ce que la prime de transport ?

Salarié : quels sont les critères d’éligibilité à la prime de transport ?

L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou également hydrogènes engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés : 

• Dont la résidence habituelle (ou le lieu de travail) est située dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, soit n’est pas incluse dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire (plan de déplacements urbains pour 2020) ;

• Ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport (C. trav., art. L. 3261-3).

Le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle prévue à l’article L. 3261-2., c’est-à-dire avec la prise en charge obligatoire par l’employeur des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour les transports publics ou les services publics de location de vélos (C. trav., art. L. 3261-3 ; L. no 2019-1428, 14 déc. 2019, art. 82).

Cette mesure est entrée en vigueur de manière effective depuis le 11 mai 2020 grâce au décret no 2020-541, 9 mai 2020 qui est venu préciser certains points. 

Certains salariés sont exclus de ce dispositif facultatif prenant désormais également en charge les frais d’alimentation de véhicules à hydrogène (C. trav., art. R. 3261-12 ; D. no 2020-541. 9 mai 2020, art. 1, JO 10 mai) :

• Salariés bénéficiant d’un véhicule mis à leur disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule ; 
• Salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent pas de frais de transport ; 
• Salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Pour les salariés à temps partiel, les modalités de prise en charge sont identiques à celles prévues pour le remboursement des frais de transport collectif (C. trav., art. R. 3261-14).

Quelles sont les modalités de mise en place de la prime de transport ?

L’employeur doit pouvoir justifier de la prise en charge des frais de carburant et des frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène. Les justificatifs doivent donc lui être fournis par les salariés (C. trav., art. R. 3261-11).

S’agissant de la mise en place de cette prise en charge, depuis le 1er janvier 2020, le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène (et du forfait mobilités durables qui inclut l’indemnité kilométrique vélo) sont déterminés par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut par accord de branche.

À défaut d’accord, la prise en charge de ces frais est mise en œuvre par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE, s’il existe (C. trav., art. L. 3261-4 ; L. no 2019-1428, 24 déc. 2019, art. 82).

Quel est le régime social de la prime de transport  ?

La prime transport n’est assujettie à aucune cotisation ni contribution d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 500 € par an et par salarié au titre des frais de carburant et des frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène, dont 200 € maximum pour les frais de carburant (CGI, art. 81, 19 ter b).

La prime de transport qui est cumulable avec le nouveau forfait mobilités durables peut être exonérée dans la limite de 200 € par an et par salarié, sachant que le plafond global d’exonération en cas d’octroi du forfait mobilités durables est au maximum de 500 €.

Qu’est-ce que le forfait mobilités durables ?

Quels sont les salariés concernés par le forfait mobilité durable ?

Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Il se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Les modes de déplacement qui ouvrent droit au versement de ce forfait sont les suivants :

• Le vélo, avec ou sans assistance électrique ; 
• Le covoiturage en tant que conducteur ou passager ; 
• Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement) ; 
• Les autres services de mobilité partagée.
  

  Quels sont les montants et modalités de mise en place du forfait ?

  Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord inter-entreprises, et à défaut, par accord de branche.

  En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.

  Quel est le régime social du forfait mobilités durable ? 

  Cette prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables », exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 500 € par an et par salarié depuis le 1er janvier 2021.

  Lorsque l’employeur prend en charge des frais engagés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités, tous les salariés de l’entreprise remplissant les conditions d’accès au forfait.

  L’exonération de cotisations du forfait mobilités durables est conditionnée par la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet. Ainsi, le salarié doit être en mesure de fournir à l’employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement relatifs à l’utilisation effective d’un ou plusieurs des moyens de déplacements susvisés.

  L’exonération de cotisations et contributions de Sécurité sociale du forfait mobilités durables n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). En cas d’application de la DFS, le forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

  En revanche, le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût des titres d’abonnement de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

  Lorsqu’un salarié cumule forfait mobilités durables et prise en charge obligatoire des frais de transports publics, l’exonération s’applique dans la limite de 600 € ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé (s’il est supérieur à 600 €).

  Le forfait mobilités durables peut également être cumulé avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 500 € par an.

  Régime dérogatoire de prise en charge en 2022 et 2023 : pour qui ? Pourquoi ?

  La loi de finances rectificative pour 2022 portant mesures d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat est venue temporairement modifier les règles de prises en charge possibles des frais de transport domicile/lieu de travail et les limites d’exonération de dispositif de la prime transport, du forfait mobilité durable et de la prise en charge des abonnements de transport en commun.

  Les mesures s’appliquant au titre des années 2022 et 2023 sont les suivantes : 

  • La prise en charge par l’employeur du prix d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos, qui excède l’obligation de prise en charge légale (soit 50 % de l’abonnement), bénéficie, dans la limite de 25 % du prix de ces titres, d’une exonération d’impôt sur le revenu et d’exonération des contributions et cotisations sociales. Il est précisé que cette prise en charge supplémentaire est facultative ;
  • Versement de la prime transport au bénéfice de tous les salariés sans condition tenant au lieu de résidence et à l’utilisation du véhicule, et non pas aux seuls salariés contraints d’utiliser leur véhicule, et ce sur le fondement d’un accord d’entreprise ou à défaut d’une décision unilatérale ;
  • Plafond de l’exonération du forfait mobilités durables est temporairement réévalué à 700 € / an et par salarié (au lieu de 500 € / an).

  LOI n° 2019-1428 du 24 décembre 2019 d’orientation des mobilités et Décret n°2020-541 du 9 mai 2020 relatif au forfait mobilités durables