DSN Fonction publique : on vous explique tout !
La DSN, qu’est-ce que c’est ?
La Déclaration Sociale Nominative ou DSN a été instaurée par la loi de simplification du 22 mars 2012. Cette loi a pour objectif de simplifier les déclarations sociales et les événements des salariés (arrêt de travail, fin de contrat de travail, …).
Le secteur privé est concerné par la DSN depuis le 1er janvier 2017.
La DSN est une déclaration unique. Elle doit être communiquée obligatoirement tous les mois, sous un format digitalisé, par l’employeur à destination des organismes et administrations concernés par la gestion de la protection sociale des salariés :
- CPAM
- URSSAF
- Organismes complémentaires
- Pôle emploi
- Centre des impôts
- Caisses des régimes spéciaux
- Etc…
Elle a pour objectif de remplacer l’ensemble des déclarations sociales obligatoires, permettant ainsi de faire une seule et unique déclaration.
[1] CPAM ou Caisse Primaire d’Assurance Maladie : organisme de santé exerçant une mission de service public en France.
2] URSSAF ou Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales : organisme chargé d’une mission de service public.
-
Les données de la DSN sont issues des logiciels de paie. Ainsi, sont déclarés :
- Les données de salaire des collaborateurs
- Les cotisations salariales et patronales
- L’identification du personnel par le NIR / NTT :
- NIR ou Numéro d’Inscription au Répertoire (« numéro de sécurité sociale »)
- NTT ou Numéro Technique Temporaire : Ce numéro doit être accompagné de toutes les informations sur le salarié. C’est une solution temporaire qui dure 3 mois maximum, le temps que le salarié obtienne un NIR.
- L’identification de l’employeur par le N° SIRET de l’établissement notamment
- Le paiement associé aux cotisations, à la date d’exigibilité contractuelle…
Chaque DSN comporte des données au niveau individuel et au niveau de l’établissement (et non pas par entreprise).
Le Quick’Conseil :
Définir l’établissement en se basant sur la responsabilité juridique (ou sur la gestion administrative) la plus proche de la réalité afin d’éviter des problèmes lors des changements du lieu de travail par exemple.
La DSN est fondée sur une norme qui représente la paie : la norme NEODeS.
Les données présentes en DSN sont inventoriées dans un « cahier technique » qui met à jour cette norme régulièrement, pour prendre en compte les évolutions réglementaires et les demandes d’évolutions des partenaires.
1. Types de DSN
Il existe 2 types de DSN :
- DSN Mensuelle: cette DSN déclare les données du mois, mais également les changements qui ont pu se faire et qui ont été déclaré dans la DSN évènementielle.
- DSN Événementielle: cette DSN permet d’informer lorsqu’il y a l’un des 3 changements suivants :
- Arrêt de travail
- Reprise de l’emploi à la suite de l’arrêt de travail
- Fin de contrat de travail.
Suite à la connaissance d’un de ces événements, son signalement doit être transmis dans les 5 jours à partir du jour où l’employeur en a connaissance (plus d’informations sur le guide d’utilisateur DSN).
2. Les avantages de la DSN
Dans le secteur privé, la DSN est obligatoire depuis 2017. Elle a permis de centraliser les différentes déclarations sociales dans un envoi mensuel.
Les données répertoriées dans la DSN sont fiables car son dispositif de contrôle est clair
La DSN permet aux politiques publiques de s’adapter chaque mois, elles recueillent des informations mensuelles et non plus annuelles.
Pour les collaborateurs, la DSN sécurise les droits acquis grâce à une identification unique auprès des organismes. La confidentialité de leurs données est renforcée.
3. Les sanctions…
La DSN est obligatoire pour l’ensemble des employeurs du secteur privé et très prochainement pour ceux du secteur public.
Si l’employeur manque à ses obligations déclaratives, les pénalités encourues sont les suivantes :
| Types de manquements | Sanctions |
| Non-utilisation de la DSN pour déclarer les obligations sociales |
Si l’employeur ne déclare pas via la DSN, il encourt une pénalité de 17,14€ / salarié. a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l’obligation anticipée d’effectuer la DSN : b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :
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| Non-production de la DSN dans les délais |
Si l’employeur ne produit pas la DSN en respectant les délais, il encourt une pénalité de 51€ / salarié et assimilé
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| Omission dans les déclarations |
a) omission de salariés ou assimilés : l’employeur qui omet de déclarer des salariés ou assimilés encourt une pénalité de 51 € / salarié et par mois ou fraction de mois de retard. b) dans les autres cas : l’employeur encourt une pénalité de 17,14 € pour les données omises, par salarié ou pour les données manquantes permettant d’identifier l’employeur. |
| Inexactitudes dans les déclarations |
a) rémunérations déclarées ayant pour effet de réduire le montant des cotisations dues dans ce cas, l’employeur encourt une pénalité de 34,28 € par salarié et assimilé. b) dans d’autres cas : l’employeur qui omet des données ou donne des informations inexactes dans la déclaration encourt une pénalité égale à 11,32 €. Pour éviter la pénalité, l’employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.
|
[Source : service-public.fr]
4. À quoi ressemble une DSN ?
La DSN se présente sous forme de fichier « plat » ou format « .csv », facilitant les échanges entre systèmes informatiques.
Chaque information est intégrée au sein d’un « bloc », puis d’une balise.
La balise est l’identifiant unique donnant une information.
Exemple : le bloc « individu » va se composer d’un préfixe : S21.G00.30 suivis de 3 chiffres :
| Description qui n’apparait pas dans la DSN | Balise | Information |
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Numéro d’inscription au répertoire Nom de famille Prénom Sexe …. |
S20.G00.30.001 S20.G00.30.002 S20.G00.30.004 S20.G00.30.005
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173021300502517 KENT Clark 1
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DSN & secteur public
Les établissements publics et les collectivités concernés par le décret n° 2018-1048 du 28 novembre 2018 devront déposer les DSN à partir du mois de janvier 2020.
La Loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d’une société de confiance » donne les règles d’entrée en vigueur de la fonction publique en DSN.
On recense 970 employeurs de la fonction publique qui sont entrés en DSN en janvier 2020. 70% des SIREN prévus par l’ACOSS ont été déposés à la fin de l’année 2019.
[3] ACOSS : Agence centrale des organismes de sécurité sociale
1. Quelles sont les déclarations qui vont être substituées ?
La DSN du secteur public va remplacer :
| A partir de 2020 | A partir de 2022 |
|
– La DADS-U – La transmission des informations relatives au prélèvement à la source (PASRAU) – La DOETH |
– La DUCS
|
Dès que les obligations d’entrée de la fonction publique en DSN seront passées, la DADS-U et la DUCS vont disparaitre définitivement.
2. Pourquoi ces déclarations sont-elles remplacées par la DSN ?
La DADS-U
La DADS-U (ou Déclaration Annuelle de Données Sociales Unifiée) est une déclaration annuelle obligatoire. Cette déclaration est à transmettre aux différents organismes sociaux avant le 31 janvier de l’année suivante. Elle contient les données d’une société et de ses salariés.
À partir de janvier 2020, le vecteur de déclaration change.
Des solutions spécifiques existent pour la mise en œuvre de cette transition.
Attention ! Si un établissement public n’entre pas en DSN au 1er janvier 2020, il faudra attendre le 1er janvier de l’année suivante pour déclarer et il faudra faire de même pour les années suivantes.
Il n’est pas possible de mettre en place le dispositif DSN en cours d’année car l’historique complet des 12 DSN mensuelles pour remplacer la DADS-U est nécessaire. Sans historique complet, la DADS-U perdure.
L’importance du PASRAU
Depuis le 1er janvier 2020, les employeurs publics qui déclaraient les informations relatives au PAS (Prélèvement à la source) en PASRAU (Prélèvement à la Source pour les Revenus Autres), doivent les déclarer en DSN en suivant les obligations légales définies dans le décret n° 2018-1048 du 28 novembre 2018.
Qu’est-ce que le PASRAU ?
C’est une déclaration sociale qui permet l’échange d’informations entre la DGFIP et les employeurs publics en attendant leur entrée dans la DSN.
C’est un dispositif spécifique aux employeurs publics. En effet, la DGFIP a deux catégories de collectes :
- La collecte des données des employeurs qui sont dans le champ de la DSN
- La collecte des données des employeurs qui sont hors champs de la DSN, dite PASRAU.
L’employeur devait effectuer la déclaration PASRAU chaque mois, afin de transmettre les informations nécessaires à l’administration fiscale, qui par la suite, donnera le taux de PAS applicable au revenu net imposable de chaque agent, via le compte rendu métier.
Mais depuis le 1er janvier 2020, tous les employeurs publics doivent entrer dans le dispositif DSN. La dernière échéance pouvant être repoussée jusqu’au 1er janvier 2022.
Attention ! Lors du passage de PASRAU vers la DSN, sur le site net-entreprises , il ne faut pas prendre en compte la notification suivante : celle déclarant attendre la PASRAU déjà déclaré en DSN. Si l’on déclare la PASRAU en plus de la DSN, les collaborateurs seront prélevés deux fois, et cela induira en erreur le montant imposable de la prochaine déclaration de revenus.
La DOETH : L’obligation de déclarer l’emploi des travailleurs handicapés et la
La DOETH est la Déclaration Obligatoire d’Emploi Des Travailleurs Handicapés.
Dans l’attente des décrets d’application, l’employeur doit continuer de déclarer le nombre d’emplois occupés par des travailleurs handicapés, chaque année jusqu’au 1er janvier 2020.
La déclaration se fait le 1er mars de chaque année portant sur l’obligation d’emploi de l’année précédente.
Par exemple, la déclaration en 2018 pour l’emploi des personnes handicapées de 2017.
Cette déclaration a pour objectif d’informer l’Agefiph de la situation. Les employeurs qui ne remplissent pas, ou partiellement cette obligation, doivent verser une contribution financière à l’Agefiph.
Mais la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel impose qu’à compter du 1er janvier 2020 (sauf exceptions), tous les employeurs (quel que soit leur effectif) ont l’obligation de déclarer leur effectif total de travailleurs handicapés de son entreprise via la DSN.
Le Quick’Conseil :
Comment déclarer le statut du travailleur handicapé via la DSN ? À partir de janvier 2020, l’employeur doit renseigner le bloc « Contrat » du salarié avec la qualité de BOETH de ce salarié, en indiquant sa catégorie.
Plus d’information dans notre article : Quelle méthode utiliser pour respecter l’obligation d’emploi des personnes handicapées ?
La DUCS et la DSN
Les employeurs du secteur public, hors DSN, continuent d’utiliser les services de la DUCS (ou Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) pour les déclarations URSSAF jusqu’en 2022, date limite pour le passage en DSN.
La DSN synthétise l’ensemble des démarches en une seule.
3. Quels employeurs publics sont concernés par la DSN ?
Le décret n°2018-1048 du 28 novembre 2018 précise que les trois catégories d’employeurs de la Fonction publique ont l’obligation d’entrer en DSN au 1er janvier 2022 :
- Fonction Publique d’État
- Fonction Publique hospitalière
- Fonction Publique territoriale
4. Un calendrier d’entrée en vigueur de la fonction publique en DSN fixe 3 périodes de lancement :
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1er janvier 2020 |
1er janvier 2021 |
1er janvier 2022 |
Attention : La DSN doit concerner. En effet, cette déclaration devra être établie à partir du 1erjanvier 2020, en fonction du type d’employeur de la fonction publique et en fonction des effectifs du 31 décembre 2017.
[Source : net-entreprises.fr]
Les employeurs publics, qui ne seraient pas en mesure de respecter les délais fixés pour 2020 par le décret cité, pourront à titre exceptionnel reporter leur entrée en DSN pour 2021, sans pénalité.
De ce fait, ils doivent :
- Continuer les déclarations PASRAU ainsi que DUCS, durant l’année 2020
- Continuer les déclarations DADSU pour début 2021, concernant l’année 2020
- Déclarer leur première DSN, du mois de janvier 2021, avant le 5 ou 15 février 2021
Les établissements et collectivités ne sont pas autorisés à basculer en DSN en cours d’année 2020.
Ces mesures sont exceptionnelles. Pour les employeurs publics qui doivent entrer en DSN en 2021, les délais et les conditions de reports ne seront pas les mêmes : aucune acceptation de report ne pourra pas être effectuée pour 2022.
Comment déposer la DSN ?
1. Quels outils permettent d’aider ?
Avant de transmettre la DSN :
Le logiciel de contrôle DSN-val vérifie les formats des fichiers DSN avant sa transmission. Il ne vérifie pas les métiers et les inter-déclarations. Cet outil est gratuit et contrôle la conformité de la déclaration en fonction de la norme NEODeS.
Contrôle SIRET : Outil disponible sur net-entreprises.fr pour vérifier la validité des SIRET.
2. Première déclaration : quelles sont les étapes à suivre ?
personnel sont des charges fixes fondamentales inhérentes à tout budget de structure. Ils peuvent représenter de 20 à 80 % des charges d’une société en fonction de son activité. Ces coûts peuvent être également en constante évolution s’ils ne sont pas suivis et maîtrisés.
personnel sont des charges fixes fondamentales inhérentes à tout budget de structure. Ils peuvent représenter de 20 à 80 % des charges d’une société en fonction de son activité. Ces coûts peuvent être également en constante évolution s’ils ne sont pas suivis et maîtrisés.
Arrêts pour trouble
Étape 1 : S’informer
Aller sur le site net-entreprises.fr et se renseigner sur la DSN pour la fonction publique : ce qui est recevable, les déclarations à substituer, le respect du cahier technique de la DSN.
Étape 2 : S’inscrire sur le site internet net-entreprises.fr
Pour obtenir un compte en tant que « collectivité », il faut aller sur le site et créer le compte de manière manuelle. La personne qui crée le compte sera l’administrateur mais elle peut déléguer les droits d’accès à d’autres agents publics.
Étape 3 : S’assurer que le logiciel de paie est adapté
Il est nécessaire de s’assurer que le logiciel est compatible avec la norme NEODeS, seule norme capable d’émettre la DSN.
Étape 4 : Vérifier que les données et son format sont en accord avec la DSN :
Avant de déposer la DSN, il est nécessaire de vérifier les données suivantes :
- Le numéro Siret via « DSN contrôle SIRET ».
- Les numéros de Sécurité sociale (NIR) via le « Bilan d’identification des salariés ».
Tous les agents de l’établissement, sans exception, doivent être présents dans la DSN de l’établissement.
Après intégration des données de paie, il est possible de vérifier le format de la DSN via « l’outil de contrôle DSN‐val » disponible sur dsn‐info.fr. Les erreurs indiquées peuvent être ensuite corrigées.
Il est aussi possible de faire des DSN test :
Code envoi test : S10.G00.00.005 = 01
Code envoi réel : S10.G00.00.005 = 0
Par la suite, un résumé des corrections à effectuer sera transmis par mail.
Étape 5 : Déposer la DSN : 2 méthodes de dépôt
Comment déposer la DSN ? Deux
- En transmission directe via le logiciel de paie et l’application DSN (« machine to machine » ou API).
- Depuis le tableau de bord DSN (en « upload »)
1er méthode : Transmission automatique via API
L’API DSN est une interface qui permet au logiciel de paie du déclarant de déposer automatiquement sa DSN, sans passer par le site net-entreprises.fr . Pour cela, il faut vérifier si le logiciel de paie est éligible (se renseigner auprès de son éditeur de logiciel).
Il est possible que l’éditeur du logiciel puisse intégrer les spécifications de l’API dans son propre logiciel de paie (voir l’interface de programmation DSN).
2nd méthode : Dépôt en Upload
Si le déclarant ne possède pas de logiciel de paie permettant une transmission directe à l’application DSN, il faut le faire manuellement et via net-entreprises.fr . C’est le dépôt en Upload.
L’API ou l’Application Programming Interface : doit se comprendre comme un « lien entre le dispositif de paie (logiciel de paie du déclarant ou concentrateur) et le point de dépôt des déclarations »
S’il y a une erreur, deux types de contrôles peuvent se déclencher, mais cela dépend du type d’anomalie :
1) Contrôle bloquant : Il n’est pas possible de déposer la DSN. Des rectifications sont nécessaires pour pouvoir réaliser le dépôt.
2) Contrôle non bloquant : Lors de ce contrôle, la DSN a été acceptée, mais des notifications d’erreurs sont envoyées au déclarant. Il doit corriger ces erreurs puis redéposer la DSN en remplaçant la DSN initiale (« annule et remplace »).
Le Quick’Conseil :
Concernant le module « annule et remplace », il existe des fiches pouvant vous aider sur le site net-entreprises.fr
:
- Comment fonctionnent les DSN “annule et remplace”?
- Combien peut-on effectuer de DSN “annule et remplace” ?
Étape 6 : Retour d’informations
Après le dépôt de la DSN, il est nécessaire de suivre sa déclaration, afin d’être sûr qu’elle a été acceptée puis transmise. Grâce à des tableaux de bord, il est possible de consulter le bilan de la DSN déposée.
Après les controles SI-DSN, il existe 4 types de retours :
1. Comptes rendus métier
2. Certificats de conformité
3. Bilan d’anomalie
4. Bilan d’identification des salariés
Ces retours sont soit disponibles sur le tableau de bord (pour les dépôts en « upload »), soit ils sont remontés automatiquement (pour les dépôts en « API »).
Étape 7 : Quelles sont les dates des dépôts mensuels ?
Le fichier DSN doit être remis au plus tard :
– Le 5 du mois M+1 : pour les établissements de plus de 50 employés
– Le 15 du mois M+1 : autres établissements.
La DSN peut être déposée 1 mois à l’avance.
Pendant la période de dépôt des déclarations, il est possible de la modifier :
– Si le dépôt a été accepté sur le portail : il suffit de déposer une déclaration « annule et remplace », jusqu’à la veille des dates de dépôt, à minuit, pour les DSN mensuelles.
– Si le dépôt a été refusé par le portail : il suffit de corriger les erreurs et de la redéposer sous une déclaration « initiale ».
Après la période de dépôt :
– Le dépassement de l’échéance donne lieu à des pénalités de la part des organismes destinataires.
– Il n’est plus possible d’utiliser le module « annule et remplace ».
– Les corrections à effectuer peuvent se faire sur la DSN du mois suivant.
– Un certificat de conformité sera délivré pour certifier que les obligations déclaratives ont été effectuées.
4. Le lexique spécifique du dispositif DSN pour la fonction publique
Il est possible que les termes utilisés puissent perturber les déclarants du secteur public. En effet, le lexique de la norme DSN sont pour le secteur privé net-entreprises.fr fournit un document lexical pour la fonction publique.
5. Questions récurrentes :
Comment faire si l’entreprise n’a pas de salariés pendant certains mois de l’année ?
Elles peuvent faire une déclaration sans salarié : « DSN néant ».
Comment gérer le décalage de paie ?
Le décalage de paie est une pratique d’entreprise qui consiste à verser le salaire le mois qui suit le mois d’activité du salarié.
De ce fait, les établissements qui entrent en DSN en 2020 et qui sont concernés par ce dispositif doivent déclarer leur DSN du « Mois Principal Déclaré » [9] décembre 2019, dont l’échéance est au mois de janvier 2020.
Pour les établissements qui vont entrer en DSN en 2021 ou 2022, ils devront respecter le même processus de déclaration, c’est-à-dire : déclaration des « mois principaux déclarés » décembre 2020 et 2021, aux échéances de janvier 2021 et 2022.
Comment faire lorsque l’employeur a plusieurs établissements qui sont rattachés ?
Cet employeur devra produire une DSN pour chaque établissement disposant d’un numéro SIRET.
Si l’établissement n’entre pas en vigueur le 1er janvier 2020 : comment se passe la transition de la DADS à la DSN ?
Cet établissement ne peut pas intégrer le dispositif DSN. Il doit attendre le 1er janvier des années suivantes (2021 et 2022) pour pouvoir le faire. La DADS continue d’exister.
6. Plus d’information sur la documentation de dsn-info.fr
Dsn-info.fr a réalisé un document qui accompagne les déclarants dans leur projet de passage en DSN. Il y présente les différents objectifs, étapes et outils à utiliser.
Vous pouvez y accéder en cliquant ici.
[9] MPD ou Mois Principal Déclaré : le versement de ce salaire est rattaché à ce mois-ci, alors que les cotisations sont rattachées à la période d’emploi.
Sources :
– Le site https://www.net-entreprises.fr/tableau-de-bord-dsn/
– le site net entreprises
– La DSN dans la fonction publique « un mémo pour vous accompagner »
– Définition de la CPAM
– Article 35 de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives
– Les sanctions encourues en cas de non-respect :
– la DSN des organismes publics
– Comment basculer du PASRAU vers la DSN ?
– Comment déclarer le statut d’un travailleur handicapé ? :
– « Quelle méthode utiliser pour respecter l’obligation d’emploi des personnes handicapées ? »
– Le cahier technique 2020 de DSN info
– Les méthodes de prélèvement à la source en DSN
– Qu’est-ce que l’API-DSN ?
– Planning de la phase pilote en fonction publique
– le site du GIP-MDS
– les logiciels de paie et RH compatibles avec la DSN
– Le dossier de presse DSN fonction publique.pdf
– la foire aux questions CNRACL / rubrique DSN – Déclaration Sociale Nominative
– Plus d’informations sur la DSN dans le cahier technique 2020 en version pdf