La BDESE en détail

Anciennement base de données unique (BDU), la base de données économiques et sociales, ou BDES, est un document obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés depuis 2015. Outils aux conditions encore floues pour beaucoup, la mise en place d’une BDES implique un certain nombre de règles à respecter. Mais cette base de données peut se révéler être un outil de dialogue social de premier choix si elle est calibrée et répertoriée de la bonne façon. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la BDES.

Qu’est-ce que la BDES ? 
Pourquoi a t’on mis en place la BDES ? 
Négociation des termes de la BDES 
Un outil de dialogue social
Comment la mettre en place ? 
Quel est le contenu de la BDES ? 

Qu’est-ce que la BDES ?

La BDES répertorie la totalité des informations et données en relation avec les communications de l’entreprise consultables par le comité social et économique (CSE). Ces informations comptent notamment les indicateurs qui constituent l’index égalité femmes hommes (articles L. 2312-18 et R. 2312-7 du code du travail), les flux financiers ou encore les partenariats de l’entreprise.

La base de données économiques et sociales concerne une pluralité de publics de l’entreprise, à commencer par les directions, les services des ressources humaines et les services financiers qui ont la responsabilité de renseigner les données demandées et les mettre à disposition. Elle s’adresse, comme précisé dans l’article L2312-36, aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires ou suppléants) ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du CSE central d’entreprise et aux délégués syndicaux.

La base de données économiques et sociales centralise toutes ces données à un même endroit et doit être consultable par les instances représentatives du personnel à n’importe quel moment, ou durant les heures d’ouverture de l’entreprise si elle n’est pas accessible ailleurs que dans ses murs. Cette base de données a vocation à donner un panorama clair de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Son contenu est déterminé par la loi, mais peut être enrichi par accord collectif ou au fur et à mesure de son utilisation.

Toutes les sociétés et associations de plus de 50 salariés qui disposent d’un Comité social et économique (CSE) sont dans l’obligation de mettre en place la BDES. Pour rappel, le CSE doit avoir été mis en place dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés au plus tard le 1er janvier 2020. Il remplace les CE, CHSCT, CCE, délégués du personnel ou délégués syndicaux pour les entreprises qui comptent au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Enfin, les agents de contrôle de l’inspection du travail doivent pouvoir accéder à son contenu comme le prévoit le code du travail à l’article L2312-18.

Pourquoi a-t-on mis en place la BDES ?

La BDES a pour objectif de rassembler dans un même support tous les éléments qui permettront aux instances du personnel de mettre en application leurs compétences de manière utile. Elle a pour objectif de montrer clairement de quelle manière l’entreprise crée de la valeur et la répartit. Elle centralise les informations communiquées tout au long de l’année au CSE, Comité social d’entreprise, comités d’établissement, etc. Destinée notamment à favoriser le dialogue social dans l’entreprise, elle peut être utile aux délégués syndicaux dans le cadre des négociations obligatoires de type égalité professionnelle, GPEC, épargne salariale ou salaires. La BDES représente un outil important pour les CSE car elle est leur principale source d’information sur la situation financière, économique et sociale de l’entreprise.

Instituée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, elle avait vocation à recueillir les informations sur les orientations stratégiques de l’entreprise disponibles à la consultation. En 2015, la loi Rebsamen étend son contenu à l’ensemble des informations-consultations récurrentes des CE (CSE aujourd’hui), supprimant l’obligation de rapports de l’employeur sur ces consultations. L’obligation de mise en place de la BDES est en vigueur depuis le 14 juin 2014 pour toutes les entreprises de 300 salariés minimum et depuis le 14 juin 2015 pour les entreprises entre 50 et 300 salariés.

Quelles sont les sanctions si la BDES n’est pas mise en place ?

Mettre une BDES à disposition du comité social et économique relève d’une obligation d’ordre public. Aucune entreprise ne peut s’y substituer. En cas de non-respect de la réglementation, l’entreprise s’expose à un certain nombre de risques : délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE, blocage des licenciements économiques, remise en cause des négociations obligatoires avec les délégués syndicaux ou retard des délais de consultation.

L’entreprise qui ne respecte pas ses obligations s’expose à une amende de 7 500€ pour délit d’entrave. Par ailleurs les représentants du personnel peuvent saisir en référé le président du Tribunal de Grande Instance afin d’ordonner la communication des informations manquantes dans la BDES.

De plus, au-delà des sanctions légales, l’entreprise qui entrave le dialogue social en ne respectant pas cette obligation peut porter atteinte à l’ambiance générale dans l’entreprise. C’est un élément à ne pas négliger, à une époque où l’engagement des collaborateurs est au cœur des enjeux de rétention des talents.

Négociation des termes de la BDES

Il est possible de définir une BDES par négociation ou par décision unilatérale. L’administration du travail encourage néanmoins la concertation entre les employeurs et les représentants du personnel, afin de construire un outil pérenne. La base de données étant obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés disposant d’un CSE, elle doit être mise en place à la suite d’une élection professionnelle ayant abouti à l’élection d’au moins un candidat.

L’ordonnance Macron sur le dialogue social, qui constitue une réforme du code du travail, rend possible la négociation du contenu de la BDES. Depuis l’ordonnance du 22 septembre 2017, elle peut se faire par accord majoritaire conclu entre l’entreprise et les délégués syndicaux ou, en leur absence, les titulaires du comité social et économique (Article L2312-21). Les accords négociés pourront contenir des précisions sur le contenu de la BDES, la façon de l’organiser, son architecture ainsi que les droits d’accès et les modalités de consultation et de fonctionnement. Dans les entreprises de moins de trois cents salariés, un accord de branche peut définir l’architecture, le contenu, l’organisation et les modalités de fonctionnement de la BDES.

L’intérêt d’un tel type de négociation est de concevoir un outil vertueux d’information, adapté aux besoins et à la réalité de l’entreprise. Cette discussion permet de développer un support adapté à l’organisation et aux usages des représentants du personnel. Dans tous les cas la base de données économiques et sociales doit comporter obligatoirement un minimum de thèmes : l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, l’investissement matériel et immatériel, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, l’investissement social, les fonds propres, l’endettement, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise ainsi que les activités sociales et culturelles.

La BDESE est un outil de dialogue social entre la Direction et le CSE

Dans les entreprises dont l’effectif dépasse les 50 salariés, le comité social et économique est amené à être consulté régulièrement et à formuler des avis sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Il peut intervenir sur le plan des conditions de travail et de l’emploi, la situation économique et financière de l’entreprise ou encore sa politique sociale. Dans d’autres circonstances, ils peuvent être consultés dans le cadre de restructurations, de redressement judiciaire ou encore de plans de licenciements économiques. Dans tous ces contextes et bien d’autres encore, la base de données économiques et sociales fournit une référence qui permet d’exercer pleinement leurs compétences.

Comment la mettre en place la BDESE ?

Mettre en place une BDES implique de recenser la totalité des informations transmises régulièrement au CSE. Ce recensement permet de constater la conformité des pratiques actuelles et les éventuels écarts. L’entreprise choisit enfin le support et le format de la base de données. Il peut s’agir de classeurs, de fichiers excels ou d’une plateforme digitale, néanmoins la BDES sur papier est interdite pour les entreprises de plus de 300 salariés (Article R2312-12) . Dans tous les cas, il est important de penser le déploiement avec attention, des informations d’utilisation aux modalités d’accès et d’utilisation de la base.

La loi n’impose pas de format pour la BDES. En l’absence d’accords, l’employeur décide. Il n’est pas nécessaire que la base soit accessible 24h/24, mais elle doit l’être a minima pendant les heures d’ouverture de l’entreprise (Article L2312-36) . Par ailleurs les informations doivent être classées, l’employeur ne peut se limiter à déposer des fichiers dans un dossier de façon anarchique.

Certaines données de la BDES impliquent une mise à jour régulière a minima dans le respect des périodicités du Code du travail, qui implique généralement des mises à jour trimestrielles. Tous les trois mois, il faudra donc veiller à la mise à jour des chiffres sur la situation financière, les conditions de travail dans l’entreprise ou l’emploi. D’autres mises à jour annuelles concernent l’emploi des travailleurs handicapés, la formation professionnelle, le rapport sur l’hygiène et la sécurité, les informations sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et pour l’emploi , les accords de participation et d’épargne salariale (avant le 30 juin de chaque année) et le bilan social (avant le 15 avril de chaque année).

Quel est le contenu d’une BDES ?

La loi impose les éléments contenus dans une BDES, mais, comme expliqué plus haut, il est possible de négocier son contenu avec les délégués syndicaux. A défaut d’accord, les informations qui figurent dans la BDES portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et sur les trois années suivantes. Pour les trois années suivantes, en l’absence de données chiffrées, elles peuvent présenter de grandes tendances (Article R2312-10).

Concernant les données confidentielles, l’entreprise doit faire mention des données à caractère confidentiel, ainsi que la durée pendant laquelle elles restent protégées.

Entreprises de 50 à 299 salariés

En l’absence d’accord, voici les informations que doit contenir la BDES pour les entreprises de 50 à 299 salariés.

1. Investissements

Une première partie doit contenir les données sur l’investissement social, qui comprend l’évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté, l’évolution des emplois, notamment, par catégorie professionnelle, l’évolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises son développement, l’évolution du nombre de stagiaires. Elle contient en outre la formation professionnelle (investissements et publics concernés) et les conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, les données sur l’exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité).

La seconde partie comprend les investissements matériels et immatériels. On compte l’évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles, les dépenses de recherche et développement le cas échéant et l’évolution de la productivité et le taux d’utilisation des capacités de production, lorsque ces éléments sont mesurables.

2. Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

Une partie contient l’analyse des données chiffrées par catégorie professionnelle de la situation respective des femmes et des hommes en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de conditions de travail, de santé et de sécurité au travail, de rémunération et d’articulation des temps de vie. Elle contient aussi une analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de leur âge, de leur qualification et de leur ancienneté ainsi que la description de l’évolution des taux de promotion respectifs par sexe et par métiers.

Une seconde partie détaille la stratégie d’action qui, à partir des données citées précédemment, détaille les mesures prises durant l’année écoulée dans un but d’égalité professionnelle. Elle détaille un bilan des actions menées l’année écoulée, l’évaluation de la réalisation des objectifs et la justification des actions non réalisées. Elle cite enfin les objectifs quantitatifs et qualitatifs de progression pour l’année suivante ainsi qu’un échéancier.

3. Fonds propres, endettement et impôts

Une partie qui détaille les capitaux propres de l’entreprise, les emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières et les impôts et taxes.

4. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments

Cette partie détaille l’évolution des rémunérations salariales, les frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle. On y trouve aussi les données sur l’épargne salariale (intéressement et participation).

5. Activités sociales et culturelles
Détaille le montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE, mécénat.

6. Rémunération des financeurs en dehors des éléments mentionnés au 4°
Cette partie contient l’énumération des actionnaires, la rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus). Elle compte aussi les informations relatives aux aides publiques, soit les aides ou avantages financiers consentis à l’entreprise par l’UE, l’Etat, une collectivité territoriale, un établissement public ou organisme privé chargé d’une mission de service public. La BDES détaille leur utilisation, la nature de chaque aide ainsi que son montant et ses conditions de versement.

7. Flux financiers à destination de l’entreprise
Cette partie doit lister les réductions et crédits d’impôts, les actions de mécénat, les exonérations et réductions de cotisations sociales. Une partie résultats financiers détaille le chiffre d’affaires, bénéfices ou pertes constatés, les résultats d’activité en valeur et en volume et l’affectation des bénéfices réalisés.

8. Partenariats
Cette section liste les partenariats conclus avec d’autres entreprises pour produire ou bénéficier de produits ou services.

9. Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe
Cette partie doit contenir les transferts de capitaux ainsi que les cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

Entreprises de plus de 300 salariés
En l’absence d’accord, voici les informations que doit contenir la BDES pour les entreprises de plus de 300 salariés Elle doit comporter également les informations relatives à la formation professionnelle et aux conditions de travail prévues dans l’article R. 2312-8. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, on y trouve aussi les informations trimestrielles destinées au CSE.

1. Investissements
Elle doit contenir les mêmes éléments que pour les entreprises de plus de 50 salariés. Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, la BDES doit contenir les informations environnementales présentées en application de cet alinéa.

Les parties 2 et 3 sont identiques aux entreprises de plus de 50 salariés

4. Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
La BDES contenir les mêmes éléments que pour les entreprises de plus de 50 salariés, complétés par les rémunérations accessoires (primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire). Ainsi que les rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code.

5. Activités sociales et culturelles
La BDES contient les mêmes éléments que pour les entreprises de plus de 50 salariés, assorties des dépenses directement supportées par l’entreprise et des actions de mécénat.

Les parties 6 à 9 sont identiques aux entreprises de plus de 50 salariés

Sources :
https://www.editions-legislatives.fr/
https://www.legifrance.gouv.fr/
https://www.juritravail.com/